Chứng từ nên được chuẩn bị từ trước khi hàng rời Trung Quốc
Một lỗi khá phổ biến khi nhập hàng là chỉ tập trung vào việc chốt giá với nhà cung cấp rồi đợi hàng gần về Việt Nam mới bắt đầu hỏi đến chứng từ.
Trong nhiều trường hợp, lúc đó đã khá muộn. Nếu invoice ghi sai tên hàng, nhà cung cấp không chuẩn bị được chứng từ xuất xứ hoặc mặt hàng cần thêm giấy tờ chuyên ngành, cả người mua và đơn vị logistics đều sẽ bị động.
Vì vậy, tại Kỳ Dương Logistics, chúng tôi luôn khuyến nghị khách hàng kiểm tra bộ hồ sơ ngay từ giai đoạn chuẩn bị đơn hàng.
Nhập khẩu chính ngạch không chỉ là quá trình đưa hàng qua biên giới. Đó còn là quá trình chứng minh rõ hàng hóa là gì, mua bán giữa ai với ai, trị giá bao nhiêu, xuất xứ ở đâu và có đáp ứng các yêu cầu quản lý hay không.
Hồ sơ nhập khẩu có phải lô hàng nào cũng giống nhau?
Không phải hồ sơ nhập khẩu lô hàng nào cũng giống nhau. Bộ chứng từ phụ thuộc vào loại hàng, phương thức vận chuyển, chính sách quản lý và đặc điểm giao dịch.
Các quy định hải quan nêu rõ hồ sơ hàng nhập khẩu có thể bao gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại hoặc chứng từ tương đương, chứng từ vận tải trong các trường hợp áp dụng, giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, chứng từ xuất xứ và một số tài liệu khác tùy trường hợp.
Do đó, không nên áp dụng một checklist duy nhất cho mọi sản phẩm.
Invoice – hóa đơn thương mại
Commercial Invoice, thường gọi ngắn là invoice, là một trong những chứng từ cơ bản của giao dịch ngoại thương.
Invoice do người bán phát hành và thường thể hiện người mua, người bán, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng trị giá và một số điều kiện của giao dịch.
Với người mới nhập hàng, có thể hiểu đơn giản đây là chứng từ thể hiện “người mua đang mua hàng gì, của ai và trị giá giao dịch là bao nhiêu”. Một điểm cần lưu ý là tên hàng trên invoice nên được thể hiện đủ rõ. Nếu chứng từ chỉ ghi những nội dung quá chung chung như “accessories”, “parts” hay “machine” thì quá trình xác định hàng hóa có thể gặp khó khăn hơn.
Packing List – phiếu đóng gói
Packing list cho biết lô hàng được đóng như thế nào. Thông tin thường bao gồm số lượng kiện, số lượng sản phẩm, trọng lượng và quy cách đóng gói.
Nếu invoice tập trung vào giá trị thương mại thì packing list tập trung nhiều hơn vào thông tin vật lý của lô hàng. Với một lô có nhiều mã sản phẩm, packing list chi tiết giúp quá trình kiểm đếm và giao nhận thuận lợi hơn.
Đây cũng là tài liệu hữu ích khi xử lý vận chuyển Trung – Việt, đặc biệt với hàng có nhiều kiện hoặc nhiều loại sản phẩm trong cùng một lô.
Hợp đồng ngoại thương
Hợp đồng ngoại thương là thỏa thuận mua bán giữa bên Việt Nam và nhà cung cấp nước ngoài.
Nội dung có thể bao gồm tên hàng, số lượng, giá, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng và trách nhiệm của các bên.
Trong thực tế nhập hàng từ Trung Quốc, có những giao dịch nhỏ được thực hiện khá nhanh qua nền tảng hoặc công cụ chat.
Nhưng khi giá trị đơn hàng tăng, việc có thỏa thuận rõ bằng văn bản giúp người mua kiểm soát giao dịch tốt hơn.
Điều này đặc biệt quan trọng khi phát sinh vấn đề về chất lượng, số lượng hoặc thời gian giao hàng.
Chứng từ vận tải
Tùy phương thức vận chuyển, lô hàng có thể có các loại chứng từ vận tải khác nhau.
Chứng từ này ghi nhận việc chuyên chở hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận. Không nên mặc định mọi tuyến đều sử dụng cùng một loại giấy tờ. Đường bộ, đường biển, đường sắt hoặc đường hàng không có đặc điểm chứng từ khác nhau.
Vì vậy, khi xây dựng bộ hồ sơ nhập khẩu, cần căn cứ vào tuyến vận chuyển thực tế.
C/O – chứng từ xuất xứ hàng hóa
C/O là chứng từ dùng để chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo cơ chế phù hợp.
Đối với hàng Trung Quốc, doanh nghiệp Việt Nam thường biết tới C/O mẫu E trong khuôn khổ Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN – Trung Quốc.
Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện, chứng từ xuất xứ có thể liên quan đến việc áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt.
Tuy nhiên, Kỳ Dương Logistics lưu ý rằng không nên yêu cầu xưởng “làm Form E” theo thói quen mà chưa kiểm tra sản phẩm có thực sự đáp ứng quy tắc xuất xứ hay không. Chứng từ phải phản ánh đúng bản chất của hàng hóa.
Catalogue và tài liệu kỹ thuật
Đây là nhóm tài liệu rất hay bị bỏ quên. Với máy móc, thiết bị hoặc sản phẩm có cấu tạo phức tạp, catalogue và thông số kỹ thuật có vai trò quan trọng trong việc xác định bản chất sản phẩm.
Thông tin có thể gồm công suất, nguyên lý hoạt động, chất liệu, cấu tạo hoặc công dụng.
Những dữ liệu này hỗ trợ việc kiểm tra mã HS và chính sách nhập khẩu.
Nếu đang chuẩn bị mua máy từ Trung Quốc, Kỳ Dương Logistics khuyến nghị khách hàng xin catalogue từ nhà cung cấp ngay từ đầu. Đừng đợi đến lúc cần khai báo hải quan mới quay lại hỏi.
Giấy phép và hồ sơ kiểm tra chuyên ngành
Một số mặt hàng chịu sự quản lý của cơ quan chuyên ngành.
Tùy nhóm hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện các thủ tục liên quan đến chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc các điều kiện quản lý khác.
Đây là lý do việc kiểm tra chính sách nhập khẩu phải được thực hiện trước khi đặt hàng.
Trong thực tế, vấn đề khó xử lý nhất thường không phải là thiếu một tờ giấy.
Khó nhất là khi hàng đã được sản xuất hoặc đã rời Trung Quốc nhưng sau đó mới phát hiện cần một thủ tục mà trước đó chưa chuẩn bị.
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu
Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu Trung Quốc, hai bên sẽ cần thỏa thuận rõ phạm vi công việc và trách nhiệm.
Hợp đồng ủy thác giúp xác định đơn vị nào thực hiện thủ tục, trách nhiệm cung cấp thông tin hàng hóa, các khoản chi phí và phương án xử lý khi phát sinh vấn đề.
Khách hàng nên đọc kỹ nội dung thay vì chỉ quan tâm đến mức phí. Một hợp đồng rõ ràng là cơ sở để cả hai bên phối hợp thuận lợi hơn trong suốt quá trình nhập hàng.
Tờ khai hải quan
Khi hàng được nhập khẩu vào Việt Nam, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan theo quy định.
Tờ khai thể hiện nhiều thông tin quan trọng về lô hàng như người nhập khẩu, mã HS, trị giá, xuất xứ và các dữ liệu liên quan.
Thông tin trên tờ khai cần phù hợp với hàng hóa thực tế và bộ chứng từ.
Sau khi hoàn thành các thủ tục theo yêu cầu, thực hiện nghĩa vụ thuế và được cơ quan hải quan chấp nhận, hàng mới hoàn tất quá trình thông quan.
Commercial Invoice có phải hóa đơn VAT không?
Không. Đây là nhầm lẫn khá phổ biến.
Commercial Invoice là hóa đơn thương mại của giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài.
Trong khi đó, hóa đơn VAT trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam thuộc hệ thống hóa đơn và thuế của Việt Nam.
Ngoài ra, ở khâu nhập khẩu còn có chứng từ liên quan đến nghĩa vụ thuế nhập khẩu và VAT hàng nhập khẩu.
Các loại giấy tờ này có mục đích khác nhau. Vì vậy, nếu sử dụng dịch vụ ủy thác, doanh nghiệp nên hỏi rõ bộ chứng từ mình sẽ nhận được sau khi hoàn thành lô hàng.
Tại Kỳ Dương Logistics, đây cũng là nội dung cần thống nhất với khách hàng từ đầu để tránh hiểu khác nhau giữa các bên.
Những lỗi chứng từ chúng tôi thường gặp
Một trường hợp khá phổ biến là tên sản phẩm giữa invoice và packing list không thống nhất.
Có lô hàng lại thiếu catalogue, trong khi thông tin kỹ thuật rất quan trọng để kiểm tra mã HS.
Một tình huống khác là khách hàng muốn hưởng ưu đãi xuất xứ nhưng chỉ hỏi nhà cung cấp về C/O khi hàng đã chuẩn bị xuất.
Ngoài ra, cũng có người đặt cọc sản xuất trước khi kiểm tra chính sách nhập khẩu.
Những vấn đề này không phải lúc nào cũng khiến lô hàng không thể xử lý, nhưng chúng thường làm tăng thời gian và công việc cần giải quyết. Cách tốt nhất vẫn là chuẩn bị từ sớm.
Nên gửi gì cho đơn vị logistics trước khi nhập hàng?
Nếu đang chuẩn bị một lô mới, chưa cần có đủ toàn bộ chứng từ ngay.
Khách hàng có thể bắt đầu bằng những thông tin cơ bản gồm tên hàng, ảnh hoặc link sản phẩm, chất liệu, công dụng, thông số, số lượng, trị giá và thông tin nhà cung cấp.
Từ đó, Kỳ Dương Logistics có thể cùng khách hàng xác định những nội dung cần kiểm tra tiếp theo.
Nếu sản phẩm cần catalogue, invoice mẫu hoặc tài liệu khác, việc yêu cầu nhà cung cấp bổ sung cũng sẽ chủ động hơn.
Kỳ Dương Logistics hỗ trợ từ sourcing đến nhập khẩu
Kỳ Dương Logistics hiện hỗ trợ khách hàng trong các khâu sourcing, làm việc với nhà cung cấp, ủy thác nhập khẩu, khai báo hải quan và vận chuyển hàng Trung Quốc – Việt Nam.
Chúng tôi ưu tiên kiểm tra thông tin trước khi hàng được triển khai, bởi một quy trình chuẩn bị tốt luôn dễ xử lý hơn một lô hàng đã phát sinh vấn đề.
Nếu khách hàng đã có nguồn hàng, chúng tôi có thể tiếp nhận thông tin để cùng kiểm tra phương án nhập khẩu.
Nếu chưa có nguồn, Kỳ Dương Logistics cũng có thể hỗ trợ sourcing trước khi đi tiếp đến các bước chứng từ và vận chuyển.
Liên hệ Kỳ Dương Logistics để được tư vấn phương án nhập hàng, kiểm tra chứng từ, hỗ trợ sourcing, thủ tục nhập khẩu và nhận báo giá vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam theo lô hàng thực tế.
Kỳ Dương Logistics Trung – Việt
Địa chỉ:
– Văn phòng Hà Nội: Số 184 Phương Liệt, P. Phương Liệt, Hanoi, Vietnam
– Kho Bằng Tường: 广西壮族自治区崇左市凭祥市北投2号同花货场A6仓(送货上门需要打电话确认)
– Kho Hà Nội: Thanh Trì, Hoàng Mai, Hà Nội
SĐT: 0347 651 697
Gmail: kyduong.docs@gmail.com
Facebook: Kỳ Dương Logistics Trung – Việt
Website: Kỳ Dương Logistics
